Про речі, які тихо змінюють повсякденне життя, ми пишемо на InfoOnline. Саме така історія зараз розгортається навколо паперових трудових книжок. До 10 червня 2026 року триває п’ятирічний перехідний період, запроваджений Законом №1217-IX, а дані з паперових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Деталі цього переходу вже роз’яснив і парламентський комітет у поясненні про електронні трудові книжки.
Головна ідея реформи проста: електронна трудова книжка має спростити облік трудової діяльності, зменшити ризик втрати документів і пришвидшити оформлення пенсії. Облік трудової діяльності тепер ведеться в електронній формі в реєстрі Пенсійного фонду, а паперовий формат поступово переходить у допоміжний режим.
Що буде після 10 червня 2026 року
Після цієї дати система не “відріже” людей від стажу, але логіка зміниться. Основним стане електронний облік, а якщо книжку не встигли оцифрувати, документи все одно можна буде подати пізніше — у зручний час або вже під час звернення по пенсію.
Водночас тут є неприємний нюанс, який багато хто пропускає. Пенсійний фонд прямо попереджає: якщо трудову книжку не оцифрувати, під час призначення пенсії може знадобитися додаткове підтвердження стажу, а це означає зайвий час і додаткові перевірки.
«Паперова книжка не скасовується одразу».
Ця фраза важлива, бо вона знімає головну паніку. Паперовий документ не зникає в один день, а записи можуть існувати паралельно. Більше того, на вимогу працівника роботодавець і далі зобов’язаний вносити до паперової книжки записи про прийняття, переведення, звільнення, заохочення і нагороди.
Як перевести паперову трудову книжку в електронний формат
Оцифрувати книжку можна двома шляхами: через роботодавця або самостійно. У першому випадку роботодавець сканує документи і подає їх через вебпортал Пенсійного фонду. У другому — працівник або звертається до сервісного центру ПФУ, або сам завантажує скани через особистий кабінет із накладанням кваліфікованого електронного підпису.
Тут важливо не звести все до однієї титульної сторінки. Комітет і Пенсійний фонд наголошують: потрібно сканувати всі сторінки трудової книжки, а також інші документи, які підтверджують стаж. Саме це потім допомагає не сперечатися із системою, коли людина виходить на пенсію або перевіряє свій страховий стаж онлайн.
Перед списком варто зафіксувати головне. Найбільше значення мають не самі слова “електронна книжка”, а повнота пакета документів. Якщо частина записів загублена або сторінки відскановані не повністю, проблема повернеться пізніше.
- усі заповнені сторінки паперової трудової книжки;
- документи про військову службу, якщо вони впливають на стаж;
- документи про навчання за денною формою, якщо цей період зараховується;
- свідоцтво про народження дитини та інші папери, які можуть підтверджувати окремі періоди стажу;
- інші документи, передбачені порядком підтвердження трудового стажу.
Після цього список виглядає менш бюрократично, ніж здається спершу. Логіка проста: усе, що допомагає довести страховий стаж, краще завантажити одразу, а не шукати за кілька років у папках і коробках.
Чому оригінал книжки все ще важливий
Попри цифровізацію, паперовий оригінал не перетворюється на непотрібний артефакт. Для періодів до 1 січня 2004 року саме трудова книжка та інші паперові документи часто залишаються ключовим доказом стажу, бо після цієї дати страховий стаж уже обчислюється за даними реєстру.
Саме тому після оцифрування книжку не знищують. Її видають працівникові під підпис, а роботодавець уже не зобов’язаний зберігати її в себе. Тобто документ залишається важливим, але тепер відповідальність за нього переходить самій людині.
Нижче — коротка схема, яка допомагає не заплутатися в головному.
| Період або ситуація | Що це означає для працівника |
|---|---|
| До 1 січня 2004 року | паперові документи особливо важливі для підтвердження стажу |
| Після 1 січня 2004 року | стаж переважно рахується за даними реєстру |
| Після оцифрування | паперову книжку повертають працівникові |
| Якщо не встигли до 10 червня | дані можна подати пізніше, але це може затягнути підтвердження стажу |
Ця таблиця показує головний нерв усієї історії. Дедлайн важливий, але він не є межею, після якої все зникає. Реальна різниця в тому, чи буде ваш стаж уже в системі, коли він знадобиться.
Що варто зробити вже зараз
Найрозумніший крок зараз — не чекати червня. Пенсійний фонд радить зайти в особистий кабінет на порталі, перевірити, що вже є в реєстрі, і за потреби подати відсутні документи. Це саме той випадок, коли двадцять хвилин сьогодні можуть зекономити тижні нервів потім.
І саме тут уся історія перестає бути сухою новиною про реформу. Для когось це просто сканування старої книжки. А для когось — спосіб не втратити роки роботи, які одного дня стануть ключовими для пенсії.