В Україні завершується перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок. До 10 червня 2026 року дані з трудових книжок мали бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Через це в мережі з’явилося багато тривожних повідомлень про нібито втрату стажу або штрафи для тих, хто не встиг подати документи. Про це повідомляє InfoOnline.
Однак у Пенсійному фонді України пояснили: панікувати не потрібно. Якщо трудову книжку не оцифрували до 10 червня, страховий стаж не зникає. Також чинним законодавством не передбачено штрафів за неподання сканкопій у встановлений строк.
Водночас відкладати оцифрування не варто, адже саме паперова трудова книжка часто підтверджує періоди роботи до 2004 року. Якщо ці дані не будуть внесені до електронного реєстру, у майбутньому оформлення пенсії може стати складнішим.
Що таке оцифрування трудової книжки
Оцифрування трудової книжки — це перенесення інформації з паперової трудової до електронного реєстру. Після цього дані про трудову діяльність людини зберігаються в електронному форматі.
Електронна трудова книжка потрібна для того, щоб Пенсійний фонд мав доступ до інформації про стаж людини без необхідності щоразу перевіряти паперові документи. Це особливо важливо під час призначення пенсії, оформлення соціальних виплат або перевірки страхового стажу.
Паперова трудова книжка при цьому не втрачає значення. Її потрібно зберігати, особливо якщо в ній є записи про роботу до 2004 року.
Коли останній день оцифрування трудових книжок
Офіційний дедлайн — 10 червня 2026 року. Саме до цієї дати тривав 5-річний перехідний період, протягом якого роботодавці та працівники мали передати дані з паперових трудових книжок до електронної системи.
Однак важливо розуміти: 10 червня — це не дата, після якої трудова книжка стає недійсною. Це завершення перехідного періоду, а не “обнулення” стажу чи автоматична втрата документів.
Пенсійний фонд пояснив, що подати сканкопії трудової книжки можна буде і після 10 червня 2026 року.
Чи будуть штрафи за неоцифровану трудову книжку
Штрафів за неоцифровану трудову книжку не передбачено. Якщо роботодавець або працівник не встигли подати сканкопії до 10 червня 2026 року, відповідальність за це чинними нормативно-правовими актами не встановлена.
Тобто людину не оштрафують лише за те, що її паперова трудова книжка ще не внесена до електронного реєстру.
Так само не йдеться про автоматичну втрату стажу. Записи в паперовій трудовій книжці залишаються важливим доказом трудової діяльності.
Чи зникне стаж після 10 червня
Ні, страховий стаж не зникне. Це найголовніше, що потрібно знати українцям.
Якщо трудову книжку не встигли оцифрувати до дедлайну, це не означає, що людина втратить роки роботи. Дані можна буде подати пізніше, зокрема під час звернення до Пенсійного фонду за призначенням пенсії.
Однак у майбутньому можуть виникнути труднощі з підтвердженням окремих періодів роботи, особливо якщо йдеться про стаж до 1 січня 2004 року.
Чому важливо оцифрувати трудову книжку
Оцифрування трудової книжки потрібне насамперед для збереження та швидкої перевірки стажу. Якщо дані вже є в електронному реєстрі, Пенсійному фонду простіше врахувати їх під час призначення пенсії.
Особливо важливими є записи про роботу до 2004 року. Після 1 січня 2004 року страховий стаж здебільшого обліковується за даними Реєстру застрахованих осіб, адже саме з цього періоду інформація про сплату внесків накопичується в електронній системі.
А от стаж до 2004 року часто підтверджується саме паперовими документами: трудовою книжкою, довідками з підприємств, архівними документами або іншими підтвердженнями.
Якщо трудова книжка загубиться або записи в ній будуть пошкоджені, підтвердження стажу може стати складнішим.
Хто має оцифрувати трудову книжку
Оцифрувати трудову книжку може як роботодавець, так і сама людина.
Якщо працівник офіційно працює і його паперова трудова книжка зберігається у роботодавця, саме роботодавець може подати сканкопії до Пенсійного фонду.
Якщо трудова книжка зберігається у працівника або людина наразі не працює, вона може самостійно подати документи через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Також людина може звернутися до сервісного центру ПФУ, якщо не може або не хоче подавати документи онлайн.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно
Щоб оцифрувати трудову книжку самостійно, потрібно підготувати якісні сканкопії або фото всіх заповнених сторінок. Важливо, щоб записи були чіткими, без обрізаних частин, засвітів і розмиття.
Після цього потрібно зайти на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України та авторизуватися. Зробити це можна за допомогою кваліфікованого електронного підпису, BankID або іншого доступного способу ідентифікації.
Далі потрібно знайти розділ, пов’язаний із відомостями про трудову діяльність, завантажити сканкопії трудової книжки та надіслати їх на опрацювання.
Після подання документи перевіряють фахівці Пенсійного фонду. Якщо все заповнено правильно і скани якісні, дані вносять до електронного реєстру.
Які сторінки трудової книжки потрібно сканувати
Потрібно сканувати всі заповнені сторінки трудової книжки. Це стосується не лише записів про прийняття на роботу і звільнення, а й сторінок із даними про працівника, переведення, зміну прізвища, нагороди чи інші важливі записи.
Також варто додати документи, які підтверджують стаж, якщо вони є. Це можуть бути довідки з архівів, накази, військовий квиток, документи про навчання або інші підтвердження періодів, які мають значення для стажу.
Головне правило — скани мають бути читабельними. Якщо документ погано видно, Пенсійний фонд може не зарахувати інформацію або попросити подати її повторно.
Що робити, якщо трудова книжка втрачена
Якщо трудова книжка втрачена, потрібно спробувати відновити документи, які підтверджують стаж. Для цього можна звернутися до колишніх роботодавців, архівних установ або правонаступників підприємств.
Якщо підприємство вже не працює, варто з’ясувати, куди передали його архів. Часто документи з ліквідованих організацій зберігаються в державних або місцевих архівах.
Підтвердити стаж можуть:
- архівні довідки;
- копії наказів про прийняття на роботу та звільнення;
- особові рахунки;
- відомості про зарплату;
- військовий квиток;
- документи про навчання;
- інші офіційні підтвердження.
Чим раніше людина почне відновлювати документи, тим легше буде уникнути проблем під час оформлення пенсії.
Як перевірити свій страховий стаж
Перевірити страховий стаж можна через вебпортал Пенсійного фонду України. Після авторизації в особистому кабінеті можна переглянути дані про трудову діяльність, страховий стаж, роботодавців і сплачені внески.
Також інформацію можна перевірити через застосунок або звернутися до сервісного центру ПФУ.
Особливо уважно варто перевірити періоди роботи до 2004 року. Якщо в електронній системі їх немає, потрібно подати сканкопії трудової книжки або додаткові документи.
Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку
Так, паперову трудову книжку потрібно зберігати навіть після оцифрування. Вона залишається важливим документом і може знадобитися у разі помилок у реєстрі, спорів щодо стажу або необхідності підтвердити окремі періоди роботи.
Не варто викидати, пошкоджувати або передавати трудову книжку стороннім особам. Найкраще зберігати її разом з іншими важливими документами.
Якщо у трудовій книжці є старі записи, печатки або виправлення, краще зробити додаткові копії чи фото на випадок втрати документа.
Що робити, якщо роботодавець не оцифрував трудову
Якщо роботодавець не подав сканкопії трудової книжки, працівник може зробити це самостійно. Для цього потрібно мати доступ до трудової книжки та подати її скани через портал ПФУ.
Також можна звернутися до роботодавця з проханням подати документи. Якщо працівник просить внести запис до паперової трудової книжки, роботодавець не має права відмовити.
У разі сумнівів краще самостійно перевірити інформацію в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду.
Чи продовжили строк оцифрування трудових книжок
Станом на зараз офіційним дедлайном залишається 10 червня 2026 року. У Верховній Раді реєстрували ініціативу щодо продовження строку оцифрування на період воєнного стану та ще три роки після його завершення, однак доки такі зміни не ухвалені, чинною датою залишається саме 10 червня 2026 року.
Водночас Пенсійний фонд уже пояснив: навіть після цієї дати подати документи можна буде. Тобто йдеться не про повну заборону після дедлайну, а про завершення перехідного періоду.
Головне коротко
10 червня 2026 року завершується перехідний період для оцифрування трудових книжок. Якщо ви не встигли подати документи до цієї дати, штрафів не буде, а стаж не зникне.
Однак оцифрувати трудову книжку все одно варто. Це допоможе зберегти дані про стаж, особливо за періоди до 2004 року, і спростить оформлення пенсії в майбутньому.
Подати сканкопії можна через портал Пенсійного фонду, роботодавця або сервісний центр ПФУ.
Останній день оцифрування трудових книжок — 10 червня 2026 року, але українцям не варто панікувати. За неоцифровану трудову книжку штрафів не передбачено, а страховий стаж не зникає.
Водночас відкладати подання документів не варто. Якщо трудова книжка містить записи про роботу до 2004 року, її краще оцифрувати якнайшвидше. Це допоможе уникнути зайвих проблем під час призначення пенсії та збереже важливу інформацію про трудовий шлях людини.
Читайте також В Україні готують пенсійну реформу: що може змінитися для пенсіонерів.
