Оцифрування трудової книжки — одна з найважливіших процедур для працівників в Україні у 2026 році. До 10 червня 2026 року триває перехідний період, під час якого дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до електронного Реєстру застрахованих осіб.
Це потрібно для того, щоб інформація про трудовий стаж зберігалася не лише у паперовому документі, а й в електронній системі Пенсійного фонду. У майбутньому це має спростити оформлення пенсії, перевірку стажу та отримання соціальних послуг.
Оцифрування трудової книжки — це спосіб захистити свій стаж від втрати паперових документів, помилок у записах або проблем із ліквідованими підприємствами.
Що таке оцифрування трудової книжки
Оцифрування трудової книжки — це перенесення інформації з паперової трудової книжки в електронний формат. Для цього сторінки документа сканують або фотографують у належній якості, після чого завантажують через вебпортал Пенсійного фонду України.
Після перевірки ці дані вносяться до електронного реєстру. Надалі людина може бачити інформацію про свою трудову діяльність в особистому кабінеті на порталі ПФУ.
Електронна трудова книжка містить відомості про:
- прийняття на роботу;
- переведення;
- звільнення;
- періоди роботи;
- страховий стаж;
- роботодавців;
- інші дані, які впливають на пенсію.
Навіщо оцифровувати трудову книжку
Головна мета — зберегти інформацію про трудову діяльність людини в електронному вигляді. Паперову трудову книжку можна загубити, пошкодити під час переїзду, евакуації, пожежі або інших непередбачуваних подій.
Оцифрування допомагає:
- підтвердити стаж;
- спростити оформлення пенсії;
- уникнути проблем у разі втрати паперової книжки;
- перевірити правильність записів;
- зберегти дані про роботу до 2004 року;
- швидше отримувати послуги Пенсійного фонду;
- зменшити залежність від архівів і старих підприємств.
Особливо важливо оцифрувати трудову книжку людям, які мають значний стаж до 2004 року. Саме старі записи часто підтверджуються паперовими документами.
Кому потрібно оцифрувати трудову книжку
Оцифрувати трудову книжку варто всім, хто має паперовий документ із записами про роботу. Особливо це стосується працівників, які почали працювати до запровадження електронного обліку.
Насамперед це потрібно:
- працівникам зі стажем до 2004 року;
- людям передпенсійного віку;
- тим, хто працював на підприємствах, які вже ліквідовані;
- працівникам, які змінювали прізвище;
- українцям, які перебувають за кордоном;
- тим, у кого трудова книжка пошкоджена;
- людям із нечіткими печатками або виправленнями в записах;
- тим, хто планує найближчими роками оформлювати пенсію.
Якщо людина зараз не працює офіційно, але має паперову трудову книжку, вона також може подати сканкопії самостійно.
Хто має подавати скани трудової книжки
Подати документи для оцифрування може:
- роботодавець;
- сам працівник;
- представник працівника за наявності відповідних документів.
Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, він може самостійно відсканувати її та передати дані до Пенсійного фонду. Якщо документ уже на руках у працівника, людина може подати сканкопії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно
Оцифрувати трудову книжку можна онлайн через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Покрокова інструкція
- Зайдіть на вебпортал електронних послуг ПФУ.
- Авторизуйтеся за допомогою КЕП або Дія.Підпису.
- В особистому кабінеті оберіть розділ “Комунікації з ПФУ”.
- Перейдіть у вкладку “Відомості про трудові відносини”.
- Заповніть необхідні дані.
- Дайте згоду на обробку персональних даних.
- Завантажте сканкопії сторінок трудової книжки.
- Додайте додаткові документи, якщо вони підтверджують стаж.
- Підпишіть звернення електронним підписом.
- Надішліть документи на опрацювання.
Після цього заявка потрапляє до Пенсійного фонду. Її статус можна відстежувати в особистому кабінеті.
Якими мають бути скани трудової книжки
Якість сканів дуже важлива. Якщо фото або скан нечіткий, обрізаний чи затемнений, ПФУ може не прийняти документи або попросити подати їх повторно.
Сканкопії мають бути:
| Вимога | Як правильно |
|---|---|
| Формат | PDF або JPEG |
| Колір | Краще кольорові скани |
| Якість | Чітко видно текст, дати, печатки й підписи |
| Сторінки | Потрібно сканувати всі заповнені сторінки |
| Краї документа | Не обрізати поля й номери сторінок |
| Освітлення | Без тіней, засвітів і розмиття |
| Порядок | Сторінки мають бути завантажені послідовно |
Якщо немає сканера, можна зробити якісні фото телефоном. Але сторінки мають бути рівними, добре освітленими й повністю в кадрі.
Які сторінки трудової книжки потрібно сканувати
Сканувати потрібно не лише сторінки із записами про роботу. Важливо завантажити всі сторінки, які містять інформацію про власника та трудову діяльність.
Потрібно подати:
- титульну сторінку;
- сторінки з особистими даними;
- усі сторінки із записами про роботу;
- сторінки з переведеннями;
- записи про звільнення;
- записи про нагороди, якщо вони є;
- сторінки з виправленнями або уточненнями;
- порожні сторінки між заповненими, якщо це потрібно для логіки документа.
Якщо у трудовій книжці є вклеєні аркуші, вкладиші або додаткові сторінки, їх також треба відсканувати.
Які додаткові документи можуть знадобитися
Окрім трудової книжки, іноді потрібно подати документи, які підтверджують окремі періоди стажу.
Це можуть бути:
- паспорт;
- РНОКПП;
- диплом або інший документ про освіту;
- військовий квиток;
- свідоцтво про народження дитини;
- документ про зміну прізвища;
- архівні довідки;
- довідки з місця роботи;
- документи про підприємницьку діяльність;
- інші документи, які підтверджують стаж.
Наприклад, якщо людина змінювала прізвище після шлюбу, варто додати документ, який це підтверджує. Інакше можуть виникнути питання щодо відповідності записів у трудовій книжці.
До якого числа потрібно оцифрувати трудову книжку
Перехідний період до електронних трудових книжок триває до 10 червня 2026 року. Саме до цієї дати дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб.
Водночас якщо людина не встигла подати документи до цієї дати, це не означає, що її стаж автоматично зникне. Але краще не відкладати процедуру, особливо якщо у трудовій є старі записи до 2004 року.
Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку
Якщо трудова книжка не буде оцифрована, стаж не зникне автоматично. Частина даних, особливо після 2004 року, вже є у системі персоніфікованого обліку завдяки звітності роботодавців.
Але можуть виникнути труднощі:
- складніше підтвердити стаж до 2004 року;
- можуть знадобитися архівні довідки;
- оформлення пенсії може затягнутися;
- доведеться виправляти помилки в документах;
- у разі втрати паперової книжки буде важче відновити записи;
- можуть виникнути розбіжності між паперовими й електронними даними.
Тому оцифрування краще зробити заздалегідь, а не чекати моменту виходу на пенсію.
Чи буде штраф за неоцифровану трудову книжку
Для працівника прямого штрафу за те, що він не оцифрував трудову книжку, не передбачено. Але відсутність електронних даних може створити практичні проблеми у майбутньому.
Особливо ризикують ті, хто має старий стаж, нечіткі записи або працював на підприємствах, які вже не існують.
Що робити, якщо роботодавець не оцифрував трудову
Якщо роботодавець не подав скани трудової книжки, працівник може зробити це самостійно. Для цього потрібно мати паперову трудову книжку на руках або отримати доступ до її сканкопій.
Можна діяти так:
- Уточнити у роботодавця, чи подав він документи.
- Перевірити особистий кабінет на порталі ПФУ.
- Якщо даних немає — попросити роботодавця подати скани.
- Або самостійно завантажити документи через портал ПФУ.
- Якщо є проблеми з документами — звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду.
Чи потрібно зберігати паперову трудову після оцифрування
Так, паперову трудову книжку обов’язково варто зберігати. Після оцифрування вона не втрачає значення як документ, особливо якщо йдеться про старі записи.
Паперова трудова може знадобитися, якщо:
- у реєстрі з’являться помилки;
- потрібно буде підтвердити старий стаж;
- знадобиться архівне уточнення;
- виникне розбіжність у датах;
- ПФУ попросить додаткове підтвердження.
Не варто викидати трудову книжку навіть після того, як її дані внесені в електронний реєстр.
Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка
Перевірити інформацію можна в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України.
В особистому кабінеті можна побачити:
- відомості про трудову діяльність;
- періоди роботи;
- роботодавців;
- страховий стаж;
- статус поданої заявки;
- чи опрацьовані сканкопії.
Якщо звернення має статус “в роботі”, потрібно дочекатися опрацювання. Якщо документи відхилені, треба переглянути причину та подати виправлені скани.
Типові помилки під час оцифрування трудової книжки
Помилка 1. Завантажити нечіткі фото
Якщо текст або печатки не видно, документи можуть не прийняти.
Помилка 2. Сканувати не всі сторінки
Потрібно завантажити всі сторінки з важливими записами, а не лише останнє місце роботи.
Помилка 3. Обрізати краї сторінок
На скані має бути видно всю сторінку повністю.
Помилка 4. Не додати документ про зміну прізвища
Якщо прізвище в трудовій не збігається з актуальним, потрібно підтвердити зміну.
Помилка 5. Не перевірити статус заявки
Після подання документів варто зайти в кабінет ПФУ і перевірити, чи прийняли скани в роботу.
Кому краще звернутися до ПФУ особисто
Не всім зручно подавати скани онлайн. У деяких випадках краще звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду.
Це варто зробити, якщо:
- немає КЕП або Дія.Підпису;
- трудова книжка пошкоджена;
- записи дуже старі або нечіткі;
- є виправлення;
- були зміни прізвища;
- підприємство ліквідоване;
- є сумніви щодо стажу;
- людина не може самостійно завантажити документи.
У сервісному центрі можуть підказати, які документи потрібно додати і як правильно подати скани.
Чекліст перед поданням трудової книжки на оцифрування
Перед тим як завантажити документи, перевірте:
- чи всі сторінки відскановані;
- чи добре видно печатки;
- чи видно підписи;
- чи не обрізані краї сторінок;
- чи правильний порядок файлів;
- чи додані документи про зміну прізвища;
- чи є документи про навчання, військову службу або догляд за дитиною, якщо вони впливають на стаж;
- чи є КЕП або Дія.Підпис;
- чи зберегли ви паперовий оригінал.
Оцифрування трудової книжки — важлива процедура для збереження трудового стажу в електронному реєстрі. Вона особливо потрібна людям, які мають стаж до 2004 року, старі записи, зміну прізвища або працювали на підприємствах, які вже ліквідовані.
Подати сканкопії може роботодавець або сам працівник через вебпортал Пенсійного фонду України. Для цього потрібні чіткі скани всіх важливих сторінок трудової книжки та, за потреби, додаткові документи.
Якщо не оцифрувати трудову книжку до 10 червня 2026 року, стаж не зникне автоматично. Але в майбутньому можуть виникнути труднощі з його підтвердженням. Тому краще перевірити свої дані на порталі ПФУ і подати документи заздалегідь.
FAQ
Що таке оцифрування трудової книжки?
Це перенесення даних із паперової трудової книжки в електронний реєстр Пенсійного фонду України.
Хто має оцифрувати трудову книжку?
Оцифрувати трудову книжку може роботодавець або сам працівник через вебпортал ПФУ.
До якого числа потрібно оцифрувати трудову книжку?
Перехідний період триває до 10 червня 2026 року.
Чи зникне стаж, якщо не оцифрувати трудову книжку?
Ні, стаж не зникне автоматично. Але можуть виникнути труднощі з підтвердженням старих періодів роботи.
Які документи потрібні для оцифрування трудової книжки?
Потрібні сканкопії трудової книжки, а також додаткові документи за потреби: паспорт, РНОКПП, документ про зміну прізвища, диплом, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини або архівні довідки.
Читайте також Що зміниться для українців у червні 2026 року: виплати, пенсії, НМТ, трудові книжки та податки.
